Implantar un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) es una de las decisiones más importantes para cualquier empresa que quiera profesionalizar su logística. Sin embargo, muchas implantaciones fracasan o no alcanzan el impacto esperado porque se cometen errores estratégicos y operativos desde el principio.
En este episodio del videopodcast de Verentia analizamos los errores más comunes al implantar un SGA y explicamos qué factores determinan que un proyecto de digitalización de almacén sea un éxito o un problema constante.
Si estás valorando implantar un software de gestión de almacenes o ya has iniciado el proceso, este episodio te ayudará a evitar decisiones que pueden afectar al control de stock, la trazabilidad, la productividad del equipo y la experiencia del cliente.
¿Qué es un SGA y por qué su implantación es crítica?
Un SGA (Sistema de Gestión de Almacén) es un software diseñado para controlar y optimizar la operativa logística de un almacén: recepciones, ubicaciones, inventario, picking, packing, expediciones y trazabilidad.
Pero implantar un SGA no consiste simplemente en “instalar un programa”.
Un SGA impacta directamente en:
- La forma en que el equipo trabaja cada día
- La estructura del almacén
- La gestión de ubicaciones
- El control de stock en tiempo real
- La integración con el ERP y otros sistemas
Cuando la implantación no está bien planificada, el resultado no es digitalización, sino fricción operativa.
Errores más comunes al implantar un SGA
1. Implantar el sistema sin adaptar la operativa real del almacén
Uno de los errores más habituales es implantar un SGA sin analizar cómo funciona realmente el almacén. Cada empresa tiene una operativa distinta: eCommerce, retail, distribución B2B, industria o salud.
Si el software no se adapta a la realidad del almacén, el equipo termina creando “atajos” y procesos paralelos fuera del sistema, perdiendo control y trazabilidad.
Un SGA debe adaptarse a la operativa, no al revés.
2. No definir procesos antes de digitalizar
Muchas empresas intentan digitalizar procesos que ni siquiera están bien definidos.
Antes de implantar un SGA es imprescindible responder preguntas como:
- ¿Cómo se reciben las mercancías?
- ¿Qué criterios de ubicación se utilizan?
- ¿Cómo se priorizan los pedidos?
- ¿Qué controles existen en el picking?
Sin procesos claros, el software no puede estructurar correctamente la operativa.
3. Subestimar la importancia de la formación del equipo
Un SGA transforma la forma de trabajar del almacén. Si el equipo no recibe formación adecuada, pueden aparecer:
- Errores de escaneo
- Movimientos mal registrados
- Incidencias sin documentar
- Rechazo al sistema
La implantación no es solo técnica, también es humana.
4. No integrar correctamente el SGA con el ERP
El SGA no puede funcionar aislado. Debe integrarse con el ERP para que:
- El stock sea coherente
- Los pedidos fluyan automáticamente
- No haya duplicidades de información
- Las ventas trabajen con datos reales
Una mala integración genera descuadres de inventario y problemas de servicio.
5. No medir resultados ni definir KPIs
Implantar un SGA debe tener objetivos claros:
- Reducción de errores de picking
- Mejora del tiempo de preparación
- Disminución de roturas de stock
- Aumento de productividad
Sin métricas, es imposible saber si la implantación está generando valor.
Cómo implantar un SGA con éxito
Una implantación sólida de un Sistema de Gestión de Almacén debe seguir una metodología clara:
- Análisis previo de la operativa real
- Definición de procesos y flujos
- Configuración adaptada al tipo de negocio
- Formación del equipo
- Fase piloto y ajustes
- Medición continua de resultados
El objetivo no es solo digitalizar, sino mejorar la eficiencia, reducir errores y ganar control operativo.
Capítulos del episodio
03:51 – Errores habituales al implantar
15:53 – Calidad del dato y control de stock
21:08 – Claves para implantar bien
Conclusiones clave
- Un SGA no es solo tecnología, es proceso y metodología.
- La adaptación a la operativa real es fundamental.
- La integración con ERP es crítica para evitar descuadres.
- La formación del equipo determina el éxito del proyecto.
- Medir resultados es imprescindible para validar la implantación.
¿Estás valorando implantar un SGA?
Si estás en proceso de digitalizar tu almacén o quieres evitar los errores más habituales en la implantación de un Sistema de Gestión de Almacén, en Verentia trabajamos con una metodología adaptada a cada tipo de operativa: eCommerce, retail, industria, B2B y salud.
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